Forretningsorden
- Indledning.
- Bestyrelsens konstituering.
- Bestyrelsesmøder.
- Formandens rolle.
- Dagsorden.
- Beslutninger.
- Beslutningsprotokol.
- Bestyrelsesmedlemmernes ret til information/informationspligt.
- Revision.
- Bestyrelses – og direktionsansvarsforsikring.
- Habilitet.
- Tavspligt/fortrolighed.
- Sekretariatsbetjening af bestyrelsen.
- Selskabets ledelse.
- Ikrafttræden.
1. Indledning.
Forretningsorden indeholder nærmere bestemmelser om bestyrelsens og driftslederens opgaver og indbyrdes arbejdsfordeling / kompetencer.
Forretningsordenen er et arbejdsdokument, der løbende vurderes og justeres i forhold til Langå Fjernvarmes behov.
2. Bestyrelsens konstituering.
Bestyrelsens konstituering, herunder valg af formand, sker umiddelbart efter / på det første møde efter den ordinære generalforsamling.
JF. i øvrigt vedtægterne for Langå Varmeværk.
3. Bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen afholder ordinære bestyrelsesmøder 12 gange årligt og i øvrigt når formanden finder det nødvendigt, eller begæres af et bestyrelsesmedlem eller driftsleder.
Bestyrelsesmøderne afholdes efter formandens bestemmelse på selskabets kontor eller et andet af formanden afgivet sted.
Der udarbejdes en mødeplan for et år ad gangen, for de ordinære bestyrelsesmøder.
Dagsorden med tilhørende bilag udsendes senest en uge før mødet. Indkaldelse sker via e.mail.
Udover bestyrelsens medlemmer deltager driftslederen og bogholder i bestyrelsesmøderne.
Desuden kan der efter behov indkaldes rådgivere m.v., selskabets revisor, rådgivende ingeniør og advokat kan på begæring af et bestyrelsesmedlem eller driftslederen deltage i bestyrelsesmøder.
Udover egentlige fysiske møder kan der anvendes kommunikation via e-mail, træffes der via denne vej konkrete beslutninger optages disse på dagsorden til det førstkommende ordinær bestyrelsesmøde som et orienteringspunkt.
4. Formandens rolle.
Formandens rolle er at udarbejde dagsorden til bestyrelsesmøderne i samarbejde med driftslederen, samt lede bestyrelsens forhandlinger og repræsentere bestyrelsen udadtil.
Desuden er formanden bemyndiget til at underskrive bindende kontrakter m.v. efter forudgående godkendelse af bestyrelsen.
5. Dagsorden.
Dagsorden s punkter skal give en kort sagsfremstilling på hvert punkt, og der vedlægges de nødvendige bilag til sikring af at bestyrelsesmedlemmerne inden mødet kan sætte sig ind i de enkelte sager som skal behandles.
Det påhviler driftslederen at orientere bestyrelsen om værkets drift, økonomi, forsikringsdækning samt fremtidige udviklings muligheder. Der er opbygget en model med særlige nøgletal som beskriver værkets aktuelle månedlige / årlige drifts status.
Ønsker et bestyrelsesmedlem punkter på dagsorden rettes der henvendelse til formanden som vurderer relevansen i det ønskede punkt.
Dagorden bør indeholde:
- Godkendelse af dagsordenen
- Godkendelse og underskrift af beslutningsprotokollen fra det seneste møde
- Orientering om værkets drift og økonomi
- Konkrete beslutningspunkter
- Meddelseler til forbrugerne/evt. pressen
- Næste møde
Desuden anføres i dagsorden hvilken punkter der er lukkede som ikke refereres videre f.eks. personsager, personale relateret, køb/salg af fast ejendom m.v.
6. Beslutninger.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer deltager i beslutningen. Står stemmerne lige, gør formandens eller i dennes forfald den som formandens fungerende næstformand stemme udslaget.
Der tilstræbes enighed i bestyrelsen.
I særlige vigtige beslutninger eller hvis et bestyrelsesmedlem begærer dette anføres i protokollen begrundelse for den trufne beslutning.
Driftslederen kan disponere på selskabets vegne op til kr. 50.000 excl. Moms med informations pligt af hhv. formanden og bestyrelsen.
Uopsættelige beslutninger udover kr. 50.000 excl. Moms aftales med formanden og med informationspligt af bestyrelsen.
7. Beslutningsprotokol.
Den af bestyrelsen valgte sekretær fører hhv. referat / beslutningsprotokol over de beslutninger som bestyrelsen træffer.
Kopi af referatet / beslutningsprotokollen fremsendes senest en uge efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer, driftslederen samt efter behov til selskabets rådgivere.
Det påhviler selskabets formand og driftsleder at sikre udførelsen af bestyrelsens beslutninger.
Referatets / beslutningsprotokollen tages op til godkendelse på det først kommende ordinære bestyrelsesmøde og referat / protokollen underskrives, såfremt der er bestyrelsesmedlemmer der ikke har deltaget i mødet noteres dette med ”læst” tillige med underskrift.
8. Bestyrelsesmedlemmernes ret til information/orienteringspligt.
Bestyrelsesmedlemmer kan ved henvendelse til formanden og i dennes forfald næstformanden få oplysninger om forhold der har betydning for selskabets virksomhed.
Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at videregive oplysninger til Langå Varmeværks bestyrelse om forhold som kan have betydning for selskabets virksomhed.
9. Revision.
Selskabets statsautoriserede revisor gennemgår min. en gang årligt selskabetsøkonomi, herunder regnskab samt revisionsprotokol. Desuden påses det 2 gange årligt af hhv. formanden og revisor at bogføring, formueforvaltning og de generelle forretningsgange ift. Langå Varmeværks forretningsorden bliver overholdt.
10. Bestyrelses- direktionsansvarsforsikring.
Der er tegnet ovennævnte forsikring som dækker tidligere, nuværende og kommende bestyrelses- medlemmer herunder suppleanter, samt driftslederen.
JF. I øvrigt policens dækningsbestemmelser og dækningssummer.
11. Habilitet.
Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem at oplyse bestyrelsen om inhabilitet ved behandling af sager på bestyrelsesmødet eller i øvrigt generelt inhabilitet.
12. Tavshedspligt / fortrolighed.
Alle oplysninger, mundtlige som skriftlige, herunder dokumentations materiale, som et bestyrelses - medlem modtager, er fortroligt. Bestyrelsesmedlemmer har tavspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab som medlem af Langå Varmeværks bestyrelse. Med mindre bestyrelsen har besluttet, at pågældende oplysninger kan offentliggøres, og i øvrigt ført til referat.
Den samlede bestyrelse eller et bestyrelsesmedlem kan dog aldrig videregive følgende
Oplysninger.
- Personoplysninger (om personale, kunder m.v.)
- Oplysninger, som er egnede til at skade, eller
- Oplysninger, som kan skade selskabets samarbejdspartnere.
Hvert enkelt bestyrelsesmedlem, er ansvarlig for, at det materiale, han modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.
13. Sekretariatsbetjening af bestyrelsen
Driftslederen varetager sekretariatsbetjening af bestyrelsen d.v.s. udsendelse af dagsorden med tilhørende bilag, beslutningsprotokollen, arkivering af protokol herunder bilag m.v.
14. Selskabets ledelse.